Systemy, które pracują za ciebie

Rozwój firmy wiąże się nie tylko z większą liczbą klientów czy wyższymi zyskami, ale także z bardziej złożoną administracją, tworzeniem nowych procedur oraz zarządzaniem coraz to większym zespołem pracowników. Właśnie dlatego każde dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwo spotyka się w pewnym momencie z koniecznością automatyzacji realizowanych zadań oraz uporządkowania wykonywanych procesów. W tym celu najczęściej wykorzystywane są różnego rodzaju narzędzia informatyczne, systemy i programy. Jakie są ich podstawowe funkcje? Jak wykorzystać technologię w codziennej pracy działów sprzedaży i obsługi klienta?

W jaki sposób systemy informatyczne pomagają w codziennej pracy przedsiębiorstwa?

Mocno upraszczając obszar pracy z klientem, możemy wyróżnić trzy główne działy – związane ze sprzedażą, obsługą oraz planowaniem i wnioskowaniem. Elementy te są od siebie zależne, a sukces całego procesu wymaga sprawnej realizacji zadań na każdym z wymienionych etapów. Warto dodać, że opóźnienia czy wstrzymanie procesów w jednym z tych obszarów mogą nieść za sobą skutki w postaci niezrealizowanych projektów i braku zadowolenia klienta.

Właśnie dlatego szef sprzedaży oraz menedżerowie innych działów powinni zadbać o usprawnienie codziennej pracy swoich zespołów poprzez wykorzystanie – dopasowanych do profilu wykonywanych zadań – narzędzi informatycznych. Najczęściej są to systemy, które magazynują dane, pomagają w planowaniu oraz realizacji działań, częściowo je automatyzując. Wśród nich możemy wymienić front-office’owy CRM, back-office’owy ERP oraz dedykowany system raportujący.

CRM, czyli jak zarządzać sprzedażą

Trudno znaleźć szefa sprzedaży, który nie spotkałby się z oprogramowaniem CRM (z ang. customer relationship management). W najprostszy sposób pojęcie to możemy przetłumaczyć jako zarządzanie relacjami z klientami. System ten wspomaga działania handlowe, dlatego bardzo często stanowi podstawowe narzędzie pracy zarówno menedżerów, jak i sprzedawców.

CRM wspiera handlowców w nawiązywaniu kontaktu z potencjalnymi klientami oraz budowaniu i pogłębianiu relacji z nimi. Stanowi bazę, w której można zapisać wszelkie informacje o konsumentach, co z kolei wpływa na usprawnienie procesu sprzedaży. Należą do nich nie tylko dane osobowe klienta i teleadresowe firmy (w przypadku współpracy B2B), ale też:

• szczegółowe informacje związane z preferencjami zakupowymi,
• historia transakcji,
• reakcja konsumenta na kampanię reklamową lub akcję promocyjną.

Jest on także miejscem, w którym szefowie sprzedaży mogą planować zadania dla swojego zespołu, przypisywać opiekunów do obsługiwanych klientów oraz określać i weryfikować szanse sprzedaży produktu czy usługi.

CRM skupia się na kliencie – budowaniu i wzmacnianiu relacji między organizacją a konsumentem, który stawiany jest w centrum i uznawany za największą wartość przedsiębiorstwa. System ten wykorzystuje się jako zestaw procedur usprawniających kontakt handlowców z potencjalnym kupującym. Informacje, które kumuluje, stanowią podstawę wielu strategii oraz kampanii planowanych przez szefów sprzedaży. Jakie są możliwości tego oprogramowania?