• Jakie narzędzia mogą okazać się pomocne przy ustalaniu priorytetowych zadań?
  • Jak stworzyć matrycę APM?
  • Na czym polega metoda ABCDE?
Jak nauczyć się wybierać najważniejsze w danym momencie aktywności?

Mówi się, że w natłoku obowiązków to nie brak czasu jest problemem, a nieumiejętność określania priorytetów. Jeśli by tak było to, co zrobić, żeby listę spraw do załatwienia ułożyć w taki sposób, aby ją zrealizować i nie denerwować się niepotrzebnie? W poniższym artykule znajdziesz sprawdzone sposoby priorytetyzacji i skutecznej organizacji pracy.

Zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym, są dni, tygodnie a czasem i miesiące, kiedy wszystko wydaje się ważne, a nawet najważniejsze i teoretycznie z żadnej z aktywności nie można zrezygnować, przy czym doba ma jedynie 24 godziny. Jak wobec tego wybierać działania priorytetowe, skoro tak naprawdę wszystko powinno być zrobione?

Wybór nie jest łatwy, bo listę aktywności należy rozpatrywać pod kilkoma względami. Co mam zrobić najpierw? Co jest najważniejsze? Co mogę odwlec w czasie, a co odrzucić definitywnie? Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania pojawić się może niepewność. Czy podjąłem dobre decyzje? Czy ta lista wygląda teraz odpowiednio? Czy powinienem coś zmienić?

Jak wobec tego ustalać priorytety i nie czuć wszechogarniającej niepewności? Istnieje szereg narzędzi, które ułatwiają te decyzje. Poniżej znajdziesz wybrane metody, po które warto sięgnąć, gdy intuicja to za mało.

Macierz APM – Action Priority Matrix

Usprawnia ona twoją skuteczność i efektywność. Ułatwia podjęcie decyzji oraz jednoznaczne określenie priorytetów: zadań, które muszą być ukończone na czas, tych, które mogą zostać pominięte, i tych, które mogą zostać zakończone później.

Kryteria analizy zadań są dwa:

  1. wysiłek, który należy włożyć, by wykonać zadanie. Odpowiedz sobie na pytanie: Ile pracy i jakiego zaangażowania wymaga ode mnie to zadanie?
  2. korzyści, jakie można osiągnąć, realizując zadanie. Tu powinno paść pytanie: Co zyskam?

Po zobrazowaniu odpowiedzi na powyższe pytania, kształtuje się 4-ćwiartkowa macierz.


Pionowa oś wyznacza wpływ danego zadania na osiągane wyniki i dzieli je na dwie grupy: wysokie/niskie korzyści. Pozioma oś natomiast uwzględnia nakład pracy.

  • Ćwiartka pierwsza: szybkie wygrane, czyli małym nakładem pracy osiąga się duże korzyści. W tej ćwiartce umieszczane są projekty i zadania, które powinny być realizowane w pierwszej kolejności, ponieważ przynoszą korzyści i nie wymagają wysiłku. To zadania najbardziej pożądane, choć ilościowo nie najliczniejsze.
  • Ćwiartka druga: główne projekty, czyli dużym nakładem pracy osiągane są duże korzyści. W tej ćwiartce umieszczane są projekty wymagające dużego nakładu pracy, niejednokrotnie trudne, ale przynoszące duże zwroty i mające wysoki wpływ na dalszą pracę oraz efektywność. Tych działań z reguły jest najwięcej, to na nich należy się skupić i dobrze rozplanować czas na ich realizację. Bywają męczące. To jednak nie powinno wpływać na unikanie realizacji tych zadań i zwlekanie.
  • Ćwiartka trzecia: wypełniacze, przy nich zarówno nakład pracy, jak i osiągany zysk są niewielkie. To grupa zadań, przy których zwrot z poniesionych wysiłków jest na tyle niezauważalny, że nie zasługują na poświęcenie większej ilości czasu. Istnieją jednak takie zadania znajdujące się w tej ćwiartce, które wykonać trzeba. Gdybyśmy jednak mieli wybór, nie zajmowalibyśmy się nimi wcale, skreślając je z listy „to do”.
  • Ćwiartka czwarta: niewdzięczne zadania, przy dużym nakładzie pracy osiągane są niskie korzyści. Zadania z tej ćwiartki są niewdzięczne, pochłaniają dużo czasu, są trudne do zrealizowania, wymagają sporych nakładów pracy i włożonego wysiłku, a finalnie niewiele wnoszą. Jeśli tylko pojawia się opcja, by ich nie wykonywać, to te zadania należy pomijać. Należy je skreślać z listy, gdyż poświęcony na nie czas zaprocentowałby w dużo większym stopniu, gdyby przeznaczyć go na zadania z innych ćwiartek. Należy szukać w tej ćwiartce oszczędności czasu, który można spożytkować na coś, co będzie miało realny wpływ na pracę oraz nas samych. Wniosek: jeśli coś trafia do ćwiartki czwartej, dążymy do tego, aby skreślić to zdanie z listy.

W jaki sposób wobec tego pracować i wyznaczać priorytety metodą APM? Pozostaje pewna dowolność w uzupełnianiu tej matrycy. Niewątpliwie sprawdza się:

  1. w kroku pierwszym wypisanie wszystkich zadań na jednej długiej liście. Tę listę najlepiej tworzyć na bieżąco, każdego dnia w jednym i tym samym notesie, kalendarzu lub aplikacji mobilnej;
  2. w kroku drugim powinna nastąpić analiza sporządzonych zadań pod kątem nakładu pracy oraz wpływu, który wywierają na realizowane cele zawodowe. Wprowadzenie swoich oznaczeń będzie ułatwiało ten krok, np.: dw/mw (duży wpływ/mały wpływ), by za każdym razem nie musieć się rozpisywać. Innym sposobem może być oznaczanie kolorystyczne każdego z wypisanych zadań pod kątem wspominanych kryteriów. To rekomendacja dla wzrokowców i estetów. Ten krok można wykonywać w dwóch momentach – każdorazowo przy wpisywaniu nowego zadania od razu dobrze jest zanalizować je z perspektywy włożonego wysiłku i uzyskanych korzyści. Drugim takim momentem jest finalna analiza po wypisaniu wszystkiego, co czeka mnie danego dnia bądź tygodnia;
  3. w kroku trzecim następuje przeniesienie każdego z zadań do odpowiedniej ćwiartki. Dopiero ten krok wizualizuje, jak mocno są obciążone wszystkie ćwiartki oraz którymi zadaniami można odpowiednio zarządzić (ile pozycji można wyeliminować z czwartej ćwiartki ). Na tym etapie również powinno nastąpić doprecyzowanie, jaki przedział czasu jest dostępny i/lub pożądany na wykonanie poszczególnych zadań. Finalnie tak rozmieszczone zadania należy ułożyć wedle realizowanej kolejności, mając na uwadze ich priorytety.

Wyznaczanie priorytetów poprawia efektywność oraz produktywność w osiąganiu stawianych sobie celów. Jakie wobec tego są inne narzędzia lub metody, które ułatwiają ten proces?

Proste jak... alfabet, czyli metoda ABCDE

Alternatywą do tworzenia macierzy jest metoda ABCDE. To prostsze narzędzie, które jest równie skutecznym sposobem na ustalanie priorytetów, zarówno zawodowych, jak i prywatnych. W jaki sposób się do tego zabrać?

1] Wypisz wszystkie zadania. Ten krok jest dosyć spójny dla większości metod poprawiających efektywność. Jedynie mając zebrane w jednym miejscu zadania, którymi chcesz lub musisz się zająć, możesz świadomie nimi zarządzać. Bardzo ważna jest skrupulatność tworzenia tej listy, tak aby nie pominąć żadnego zadania. Żeby to się udało, należy wyrobić sobie nawyk umieszczania wszystkiego w jednym i tym samym miejscu. Przemyśl wobec tego kwestię zakupu notesu lub kalendarza, który możesz mieć zawsze ze sobą. Sprawdzi się też wersja mobilna: notatniki w formie aplikacji do ścignięcia na smartfona, z którym większość z nas się nie rozstaje.

2] Nadawanie priorytetów to nic innego, jak użycie w odpowiedniej kolejności liter, którymi owa metoda jest nazwana: A, B, C, D, E. Do każdego z zadań umieszczonych na liście dopisz odpowiednią literę, stosując zasadę: A – największy priorytet, E – priorytet najmniejszy. Ważna uwaga: każda litera może pojawić się na liście kilkukrotnie. Może być parę najpilniejszych spraw, które zostaną przez ciebie opatrzone literą A. Jeśli np. cztery z wylistowanych zadań zasługują na najwyższy priorytet, bez wahania zapisz przy każdym z nich A. Zasada działa przy każdym ze szczebli priorytetów.

3] Dopisywanie odpowiedniej cyfry – w tym kroku następuje kolejne, pogłębione nadawanie priorytetów. Tym razem rozpatrywane będą zadania z grupy oznaczonej tą samą literą. Weź pod uwagę kolejność, w jakiej mają zostać wykonane. Hierarchię wprowadź, dopisując do wszystkich liter A kolejne cyfry: 1, 2, 3, 4. Tym samym zadanie na liście, które zostało przez ciebie opisane jako A1 będzie tym, które bezwzględnie masz wykonać w pierwszej kolejności.

Tak uzupełniona lista tworzy od razu konkretny plan działania. Za jej sprawą masz poukładane zadania względem czasu i priorytetu, według których powinieneś się nimi zająć. Dodatkową zaletą tej metody jest jej uniwersalność i elastyczne dopasowanie do twojego indywidualnego dnia czy tygodnia. Za każdym razem będzie ona wyglądała inaczej, znajdzie się na niej inna proporcja liter, nie zawsze będzie to cała piątka (A, B, C, D, E).

Słabym punktem tej metody może być trudność ze zdecydowaniem, jakie priorytety dopisać do poszczególnych zadań. Jej twórca – Brian Tracy – podaje rozwiązanie: kryterium konsekwencji. Polega ono na zadaniu sobie pytania: Co się stanie w momencie, w którym zapomnisz o realizacji jakiegoś zadania bądź spóźnisz się z nim? Tak więc zadania opisane jako A to obowiązki, których zawalić nie można, np. terminowe oddanie raportu przełożonemu. Od listy A należy rozpoczynać i traktować ją poważnie. Lista B ma niższy priorytet, tak więc i konsekwencje są mniejsze. Dla zadań z listy C konsekwencji praktycznie nie ma. Obowiązki opisane literami D i E to zadania, które należy oddelegować albo wykreślić z listy.

Silne priorytety, czyli metoda P.O.W.E.R.

Ustalanie priorytetów nie jest jedynym wyzwaniem w realizacji zadań. Niejednokrotnie to trudność w odmawianiu kolejnym zadaniom i przyjmowanie propozycji od współpracowników powodują, że są one na tyle kuszące, że dopisujesz je do swojej, długiej już, listy zadań. Jednak pojawia się wątpliwość, czy to na pewno dobry krok. I co wtedy?

Z pomocą przyjdzie kolejna metoda wspomagająca priorytetyzację – P.O.W.E.R. Opisuje pięć obszarów, pod kątem których należy rozpatrywać zadania, jeśli nie możesz się zdecydować, czy przyjąć taką propozycję.


  • P – priorities – rozważ, czy nowe zadanie lub propozycja pasuje do twoich priorytetów. Odpowiedz sobie na pytanie, czy jest to również zgodne z twoimi: strategią, wartościami oraz szerszym planem, jaki masz założony w pracy. Kryterium priorytetów powinno wskazywać również, czy nie ma konfliktu zadania z tym, co właśnie robisz i na czym ci zależy.
  • O – opportunities – tu powinny paść pytania o okazje oraz korzyści, jakie ma nieść za sobą nowe zadanie. Czy otworzy ono przed tobą jakieś nowe drzwi i nauczy cię czegoś? Co dostaniesz w zamian?
  • W – who – to obszar, w którym rozpatrujesz osobę, która taką propozycję wysunęła. Zweryfikuj, czy to osoba lub organizacja, która jest godna zaufania. Zastanów się też, czy nie jest na tobie wywierana presja. Czy nie dałeś się zmanipulować reklamom, tradycji bądź zauroczeniu?
  • E – expectations – to obszar oczekiwań. Czego się spodziewasz? Jakie są twoje obowiązki? Dodatkowo należy określić, co będziesz musiał poświęcić w zamian. A jaką będziesz miał odpowiedzialność wobec tego zadania i czy coś musisz zaryzykować?
  • R – real – to obszar uczuć, jakie wywołuje ona w tobie. Zaobserwuj, jaka jest pierwsza i spontaniczna reakcja na to zadanie.

Poświęć dłuższą chwilę, by zastanowić się nad nowymi zadaniami pod kątem tych pięciu obszarów. Chwila refleksji nie spowoduje, że rozwieją się wszystkie wątpliwości, ale będzie ich znacznie mniej.

Niewątpliwą zaletą tej metody jest zmiana perspektywy i poszerzenie horyzontów w kontekście nowych zadań. Powyższe pięć obszarów pozwala spojrzeć na problem z różnych stron. Dzięki temu unikniesz pomyłki w ustalaniu priorytetów.

Niezbędna elastyczność

Nie zapomnij też o elastyczności. Powyższe metody powinny być dla ciebie inspiracją. Przerabiaj i dostosowuj je do tego, co akurat jest ci potrzebne. Dodatkowo sprawdzają się zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Ich uniwersalność powoduje, że można je modyfikować i stosować na wiele sposobów.

Kolejną zaletą powyższych metod jest możliwość łączenia ich ze sobą. Użycie jednej z nich jest czasami niewystarczające. Wówczas można się wspomagać innymi. Wszystko po to, by spojrzeć na problem z kilku stron. Eksperymentuj i ustalaj priorytety po swojemu.

Możesz też zobaczyć ten artykuł i wiele innych w naszym portalu Sprzedaz 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Ulubione Drukuj

Zobacz również

Jak przestać odkładać na później zadania, które musimy wykonać, ale ich bardzo nie lubimy?

Jak przestać odkładać na później zadania, które musimy wykonać, ale ich bardzo nie lubimy?
  • Czym jest prokrastynacja i kiedy mamy z nią do czynienia?
  • z jakich ośmiu powodów najczęściej odkładamy realizację różnych zadań na później?
  • Jak zdiagnozować i wypracować samodyscyplinę, która pozwoli pokonać zły nawyk?
Czytaj więcej

Stwórz efektywny system uczenia się w miejscu pracy!

Stwórz efektywny system uczenia się w miejscu pracy!
  • Jakie jest osiem kluczowych różnic pomiędzy środowiskiem pracy a środowiskiem uczenia się w miejscu pracy?
  • Jakie są składowe i działanie środowiska uczenia się w miejscu pracy?
Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama