Rozmowa z Jakubem Ujejskim, Master Trenerem i propagatorem w Polsce metody GTD (Getting Things Done)

Propagujesz w Polsce metodę GTD (Getting Things Done) autorstwa Davida Allena, autora książki o takim właśnie tytule. Do jej drugiego polskiego wydania napisałeś nawet przedmowę. Jesteś więc prawdopodobnie najlepszą osobą, do której możemy się zwrócić z pytaniami o produktywność i odpowiednią organizację czasu. No właśnie – czym właściwie jest owa mityczna „dobra organizacja czasu”, która często pojawia się nawet wśród wymagań dla kandydatów do pracy?

Dobra organizacja czasu to skrót myślowy, bo przecież czasem nie da się zarządzać. Z mojego doświadczenia wynika, że pod tym zwrotem kryje się oczekiwanie bycia osobą godną zaufania. Panowania nad tematami, które do nas trafiają, odpowiadania w terminach, a jeżeli to nie jest możliwe, to ich renegocjowanie odpowiednio wcześnie. Produktywność z kolei to zdolność do tworzenia, osiągania pożądanych (najważniejszych z naszego punktu widzenia) rezultatów. Produktywność bardzo często mylona jest z wydajnością, czyli wykonywaniem danej czynności jak najszybciej lub wykonaniem jak najwięcej w danej jednostce czasu.

Czy w dzisiejszej rzeczywistości zawodowej – nieustannie się zmieniającej, wymagającej niesamowitej uważności i koncentracji na wciąż wydłużającej się liście zadań – możliwe jest zapanowanie nad czasem? Przecież w każdej chwili może zadzwonić ktoś, z kim będziemy musieli porozmawiać bez przekładania tego na później, a tym samym nasz plan działania na dany dzień momentalnie się zmieni…

Niewątpliwie jest to wyzwanie. Jeżeli będziemy koncentrowali się wyłącznie na tym, żeby pracować coraz szybciej i dłużej, to prędzej czy później odbije się to na naszym życiu rodzinnym albo zdrowiu. Większość z nas ma więcej spraw do załatwienia niż czasu na ich wykonanie. Kluczowe zatem staje się nie tyle zapanowanie nad czasem, co stworzenie sobie przestrzeni i komfortowego stanu umysłu, które pozwolą nam się skupić na tym, co najważniejsze w danej chwili. Nie ma tu znaczenia, czy chodzi o przygotowanie się do negocjacji sprzedażowych, rozmowę z klientem czy bycie „tu i teraz” z najbliższymi.

Taka przestrzeń nie pojawia się samoistnie. W jej uzyskaniu pomaga właśnie GTD.

Na czym konkretnie polega metoda GTD?

Getting Things Done to systematyczne podejście do spraw z naszego życia zawodowego oraz prywatnego.

Myśl przewodnia, która kryje się za metodą GTD, brzmi: „Umysł jest od generowania pomysłów, a nie od ich przetrzymywania”. Metoda ta to zbiór najlepszych praktyk, które w pewnym uproszczeniu można opisać w pięciu krokach. Zaczyna się od gromadzenia – wyrzucenia z głowy wszystkiego, co w jakikolwiek sposób zaprząta naszą uwagę, i uchwycenia tego w osobnych pojemnikach — tak zwanych inboxach. Następnie każdą sprawę z osobna analizujemy i decydujemy, czy coś należy w związku z nią zrobić, a jeżeli tak, to określamy pożądany rezultat i precyzujemy najbliższe działanie, które przybliży nas do niego. Kolejnym krokiem jest porządkowanie, czyli umieszczenie notatek przypominających o tych rezultatach i działaniach w zewnętrznym, godnym zaufania systemie, który zagwarantuje nam do nich łatwy dostęp. Regularny przegląd systemu polegający na weryfikacji i aktualizacji jego zawartości sprawi, że będziemy mogli podjąć najlepsze możliwe w danym momencie działanie. Stosowanie tych praktyk zwalnia nas z konieczności pamiętania o rzeczach do załatwienia i pozwala w pełni skupić się na faktycznym posuwaniu tych spraw do przodu bez stresu, że coś nam umknie.

Czy każdy może wdrożyć tę metodę w swoim życiu zawodowym lub prywatnym? Co z osobami, które nie cierpią wszelkiego rodzaju kalendarzy, organizerów i notesów? Sama znam przynajmniej kilka takich osób.

Zdecydowanie tak, każdy może wdrożyć Getting Things Done w swoim życiu. Oczywiście ten system u każdego będzie wyglądał inaczej i służył różnym celom, ale podejście i zasady jego działania są uniwersalne. Mało tego, jeżeli czyjeś życie jest tak proste, że jego lista wszystkich zobowiązań nie przekracza czterech, to z powodzeniem może trzymać je w głowie. Jeżeli jednak tych spraw jest więcej, to prędzej czy później trzeba się posiłkować zewnętrznym narzędziem papierowym lub elektronicznym. Nie można dotrzymać zobowiązań, o których istnieniu się nie pamięta.

Od czego zacząć wdrażanie GTD?

Trudno mi odpowiedzieć na to pytanie, bo z jednej strony GTD to nie jest wydumana metoda, tylko zbiór najlepszych sprawdzonych praktyk. Dlatego z dużą dozą prawdopodobieństwa mogę stwierdzić, że każdy z nas w pewnym zakresie stosuje już GTD.

Z drugiej strony, warto poznać pięć kroków GTD, o których wspominałem wcześniej, oraz związane z nimi zasady postępowania i bazując na nich, zbudować swój system. W tym celu najlepiej sięgnąć po wskazówki znajdujące się w książce lub wziąć udział w prowadzonym przez nas warsztacie.

Co jest, Twoim zdaniem, najtrudniejsze we wprowadzaniu tej metody? Gdzie czyhają pułapki?

Z moich obserwacji wynika, że największe wyzwanie stanowi przegląd tygodniowy, czyli cotygodniowa weryfikacja i aktualizacja tego, co znajduje się w naszym systemie. Dzieje się tak zazwyczaj z dwóch powodów. Po pierwsze, dla wielu osób rezerwowanie sobie godziny czy dwóch w tygodniu na przegląd czegokolwiek jest zupełną nowością. Po drugie, gdy wszystkie swoje zobowiązania przechowujesz w zewnętrznym systemie, to podczas przeglądu jak na dłoni widać, jak wiele jest tych spraw i w jakim tempie posuwasz je do przodu. Czasem takie „spojrzenie prawdzie w oczy” bywa bolesne.

Czy tak dziś popularny multitasking jest Twoim zdaniem w ogóle możliwy, czy to tylko ładnie brzmiące określenie na chwytanie wielu srok za ogon? Czy możemy być produktywni, robiąc wiele rzeczy naraz? I czy w ogóle jesteśmy w stanie robić wiele rzeczy jednocześnie?

Nasz umysł nie został stworzony do multitaskingu, co potwierdziło wiele badań. To, co wiele osób uważa za multitasking, to szybkie przenoszenie uwagi z jednej czynności na drugą. Niestety wiąże się to z pewną bezwładnością, co jest szczególnie odczuwalne w pracy twórczej. Potrzebujemy wówczas od kilku do kilkudziesięciu minut, żeby ponownie w pełni wejść w dany temat. Oczywiście możemy sobie pozwolić na jednoczesne prasowanie i słuchanie muzyki, bo są to czynności niemal odruchowe, ale pisanie oferty do klienta X w trakcie rozmowy telefonicznej z klientem Y to już nie najlepszy pomysł.

Co, Twoim zdaniem, najbardziej przeszkadza nam w realizacji codziennych zadań? Media społecznościowe, które co chwila sprawdzamy? Telefony komórkowe, które mamy zawsze przy sobie? A może jeszcze jakiś inny czynnik?

Trudno mi powiedzieć, co najbardziej nam przeszkadza, bo każdy z nas jest w innej sytuacji. Z pewnością mogę stwierdzić, że żyjemy w czasach nieustannej walki o naszą uwagę. Niestety wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, jak bardzo jest bombardowanych powiadomieniami czy wręcz „zasysanych” przez niektóre serwisy społecznościowe i jak obniża to ich efektywność.

Poza zewnętrznymi czynnikami, które nas rozpraszają i przeszkadzają w realizacji codziennych zadań, są jeszcze te wewnętrzne. Jeżeli nie mamy zaufanego systemu, który przechowuje nasze zobowiązania, to tę rolę bierze na siebie nasz umysł. W efekcie sprawy przypominają nam się za późno, za często albo wtedy, gdy i tak nie możemy się nimi zająć.

Dlatego też poza ograniczeniem liczby powiadomień czy czasu spędzanego w social mediach warto także zwolnić nasz umysł z konieczności pamiętania o sprawach poprzez ich wynotowanie, przeanalizowanie i uporządkowanie w zewnętrznym systemie.

Co ze skrzynkami e-mailowymi podczas dnia pracy – lepiej mieć je otwarte przez cały czas i na bieżąco reagować na przychodzącą pocztę, czy wyznaczyć sobie konkretne pory w ciągu dnia, kiedy to robimy?

Czy zdarzyło ci się kiedyś, że usiadłaś przy komputerze z zamiarem popracowania przez najbliższą godzinę w skupieniu nad jakąś ważną ofertą, raportem czy innym dokumentem, ale po 40 minutach zorientowałaś się, że zamiast to robić, odpowiadasz na e-mail, o którego istnieniu nie miałaś pojęcia kilkanaście minut wcześniej?

Wszystko zależy od charakteru pracy. Jeżeli nie pracujesz w dziale obsługi klienta, gdzie na e-maile trzeba reagować w ciągu kilku minut, to poprzez pozostawianie otwartego programu pocztowego pozwalasz na to, by inni w dowolnym momencie ci przeszkadzali. Każdemu, kto chce odzyskać trochę spokoju, polecam wyłączenie programu pocztowego na np. 30 minut i ustawienie sobie alarmu, który nam przypomni, żeby sprawdzić pocztę. Później ten czas możemy wydłużyć. Znam osoby, które sprawdzają pocztę dwa razy dziennie, i takie rozwiązanie świetnie się u nich sprawdza.

Jakie narzędzia (online i offline) mogą pomóc w lepszej organizacji czasu?

Na rynku znajduje się wiele aplikacji, które obiecują nam pomoc w lepszej organizacji. Jednak to nie samo narzędzie, ale sposób, w jaki z niego korzystamy, może nam pomóc. Mówię to z perspektywy osoby, która przez pół roku szukała najlepszej aplikacji do GTD z nadzieją, że to właśnie jakiś program sprawi, że będę bardziej efektywny. To trochę tak jak wybieranie samochodu bez świadomości, co będziemy przewozić i dokąd będziemy nim jeździć.

Jeżeli wiem już, jakie mam potrzeby i preferencje, to mogę rozpocząć poszukiwania. Często okazuje się, że wystarczy to, co już mam. Dla przykładu GTD można stosować w Outlooku, OneNote, Excelu, Lotusie Notes, Asanie, Trello, Google Keep czy Todoist.

Czy dzięki zastosowaniu GTD albo innych metod organizacji czasu możliwe jest przejście z nocnego trybu życia na wczesne wstawanie i w ogóle wyrobienie w sobie nowych nawyków działania? Myślę, że wiele osób bardzo by tego chciało, tylko nie wie, od czego zacząć.

Taka zmiana jak najbardziej jest możliwa, bo sam jestem tego przykładem. Warto jednak wspomnieć o tym, że nie dla każdego będzie ona dobra. To, czy przestawienie się na wczesne wstawanie będzie dla nas korzystne, zależy od chronotypu, który mamy. Jeżeli z natury jesteśmy „sowami”, to najlepiej będzie się nam pracowało wieczorami, ale jeżeli bliżej nam do „skowronków”, a po nocach siedzimy tylko dlatego, że nadrabiamy zaległości, to warto się przestawić.

Stosowanie GTD czy innych metod organizacji czasu nie spowoduje, że zaczniemy wstawać wcześniej. Tu raczej polegałbym na budziku. Jednak GTD może pomóc, gdy późnym wieczorem przypominają nam się niezałatwione sprawy i nie pozwalają zasnąć. Warto wtedy trzymać przy łóżku notatnik, w którym, zgodnie z zasadą nietrzymania spraw w głowie, możemy je wszystkie wypisać. Świadomość, że będą tam czekały do rana, pozwoli nam szybciej zasnąć.

Polecam także trzymanie budzika z dala od łóżka i ustawienie sobie przypomnienia, żeby odpowiednio wcześnie się położyć, oraz pozostawienie telefonu poza sypialnią.

Ile trwa kształtowanie nowego nawyku?

Wszystko zależy oczywiście od tego, jak często daną czynność powtarzamy. Jeżeli robimy to codziennie, to powszechnie mówi się, że wystarczy 30 dni, choć spotkałem się z odniesieniami do badań, które wskazują, że to bliżej 60 dni. Nie bez znaczenia jest również rodzaj nawyku. Domyślam się, że szybciej wyrobimy sobie nawyk polegający na czynności, która daje nam natychmiastową satysfakcję, jak na przykład zjedzenie czegoś słodkiego do kawy, a wolniej pójdzie nam wyrobienie nawyku, który wymaga większego wysiłku, jak np. 10 pompek zamiast tej kawy i słodkiego.

Na koniec – podobno „szewc bez butów chodzi”. Czy udaje Ci się stosować metodę GTD? Jakie są Twoje sposoby na sukces w tej dziedzinie?

Czasem się zastanawiam, jak wyglądałoby moje życie bez GTD, i trudno mi to sobie wyobrazić. Już dawno bym się pogubił. To oczywiście nie oznacza, że przez cały czas w 100% stosuję tę metodę. Nikt, nawet David Allen, tego nie robi. Zawsze będą się zdarzały sytuacje, które mnie totalnie zaskoczą i spowodują wytrącenie z równowagi. A poza tym jestem tylko człowiekiem i zdarza mi się mieć gorszy dzień. Dzięki GTD mam jednak prosty przepis na szybkie odzyskanie kontroli i powrót do stanu równowagi.

Dziękuję za rozmowę.

Zobacz również

Szefem się bywa, a człowiekiem się jest

SS_52_62.jpg

Rozmowa z Sylwią Królikowską, Supernianią Liderów, o wyzwaniach, przed którymi menedżerowie sprzedaży stanęli w obliczu przedłużającej się pandemii.

Czytaj więcej
Tekst otwarty nr 51/2020

Nie masz wpływu na pandemię, ale masz wpływ na decyzje, jakie podejmujesz

SS_51_60.jpg

Rozmowa z Michałem Kanarkiewiczem, który uczy strategicznego myslenia poprzez grę w szachy

Czytaj więcej
Tekst otwarty nr 50/2020

Jak określać i komunikować cele działowi sprzedaży?

SS_50_54.jpg

Rozmowa z Małgorzatą Wardą, doświadczonym dyrektorem sprzedaży i konsultantem biznesowym

Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama