Zgody i klauzule informacyjne w procesie rekrutacji

Dariusz Tarabasz   Szef Sprzedaży 42/2019 Tylko on-line
  • Czy samo wysłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych można traktować jak zgodę na przetwarzanie danych?
  • Jakie dane osobowe wolno zbierać w procesie rekrutacyjnym?

Wybór odpowiedniego kandydata do pracy zawsze jest związany z przetwarzaniem jego danych osobowych. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych1 (potocznie zwane RODO) wprowadziło nowe standardy ochrony danych osobowych, a co za tym idzie – dodatkowe obowiązki po stronie pracodawców.

Zgoda na przetwarzanie danych w procesie rekrutacji

Poszukując nowych pracowników, należy pamiętać, że kandydat do pracy nie jest jeszcze pracownikiem, a zatem nie mają tu zastosowania obowiązki ani prawa charakterystyczne dla stosunku pracy. Aby legalnie zbierać i przetwarzać dane osobowe, trzeba uzyskać zgodę osoby, której one dotyczą. Nie ma jednego ustalonego formatu zgody ani jej treści. Ważne, żeby nie pozostawiała wątpliwości co do tego, że kandydat godzi się na przetwarzanie danych osobowych w celu rekrutacji i ma świadomość, w jaki sposób będą one wykorzystane.

Założenie, że już samo wysłanie dokumentów aplikacyjnych należy traktować jako dorozumianą zgodę, jest ryzykowne z kilku powodów. Po pierwsze, w przypadku kontroli powoduje trudności z wykazaniem, że zgoda została faktycznie udzielona (za każdym razem należy odwoływać się do okoliczności nadesłania dokumentu itd.), po drugie – w przyszłości może dojść do zakwestionowania zakresu czy też świadomości udzielenia zgody w ten sposób. Są to wątpliwości o tyle uzasadnione, że zgodnie z motywem 32 preambuły do RODO milczenie co do zasady nie może być uznawane za zgodę2. Z tego względu bezpieczniejszym rozwiązaniem jest odebranie zgody czy to przez umieszczenie odpowiedniej klauzuli w dokumentach, wypełnienie druku, czy chociażby przez zaznaczenie odpowiedniego pola „pop up” – „wyskakującego okienka” na stronie internetowej. Jeżeli zastosowano rozwiązanie oparte na „wyskakujących okienkach”, zgoda nie może być udzielana w sposób domyślny – okienko dotyczące zgody nie powinno być od razu zaznaczone. Kandydat do pracy musi sam wykonać określoną czynność – zaznaczyć formularz zgody, nie może się to dziać automatycznie.

W praktyce formularz zgody często opracowywany jest przez samych pracodawców. Pozwala to ustandaryzować proces rekrutacji i wyeliminować ryzyko składania zgody o nieadekwatnej treści. Należy pamiętać, że zakres świadomości potencjalnych kandydatów do pracy na poszczególne stanowiska może być różny. Aby uprościć sam proces, a co istotniejsze – nie ograniczać wyboru i nie pozbawić się możliwości rekrutacji być może najlepszych kandydatów tylko z powodu prostych błędów formalnych (kandydaci nie muszą być biegli w dziedzinie ochrony danych osobowych), warto samodzielnie opracować treść zgody i zasugerować jej treść w ogłoszeniu. Pomocna może być w tym przypadku formuła – „w dokumentach aplikacyjnych proszę o zamieszczenie zgody o treści…”.

 

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę
Drukuj

Zobacz również

Archiwum