Z artykułu dowiesz się m.in.:

  • Jak ograniczyć biurokrację w dziale handlowym do minimum?
  • Jak poprawić efektywność pracy handlowców?
  • Jak wyselekcjonować, które informacje są niezbędne do raportowania, a które nie?

Adekwatnie wykorzystany czas pracy działu sprzedaży oraz dialog pomiędzy kadrą zarządzającą, a pracownikami, wykonującymi swojej obowiązki w bezpośrednim kontakcie z klientami firmy, jest skutecznym rozwiązaniem, które obu stronom może przynieść długofalowe korzyści i powodzenie na zmiennym rynku. Tylko dzięki mądrze przygotowanym raportom, które nie odciągają handlowców od ich głównych obowiązków, oraz przemyślanym analizom możemy szybko odpowiedzieć na rynkowe wyzwania, a firma w trudnych czasach ma szansę na zwinne działanie i utrzymanie odpowiedniej rentowności.

Raport sprzedaży to stałe, cykliczne zestawienia paramentów związanych ze sprzedażą oraz obsługą klienta. Analiza to natomiast narzędzie do lepszego zrozumienia procesów oraz czynników, które wpływają na sprzedaż. To także szereg procesów, których efektem ma być odpowiedź na konkretne pytania. Określone analizy w dziale sprzedaży warto wykonywać cyklicznie, gdyż pewne mechanizmy obserwowane w perspektywie czasu dają dużą ilość informacji do podejmowania decyzji. Jednak zbyt szczegółowe, nadmiernie rozbudowane arkusze mogą prowadzić do zlej alokacji czasu pracy osób uzupełniających dane. Zajęciem, które sprzedaż powinna realizować w pierwszej kolejności, jest kontakt z klientami, poszukiwanie nowych lub kreowanie nowych sposób sprzedaży dotychczasowym klientom. Ta świadomość powinna przyświecać osobom decyzyjnym przy projektowaniu założeń stanowisk pracy obsługujących klientów. Jeżeli ich czas pracy zostanie zdominowany przez nadmierną biurokrację, to nastąpi nadmierny pośpiech w wykonywaniu pracy, co będzie przekładało się na jakość pracy i zaniedbania, pomijanie określonych zadań lub przekonanie szefa, że wszystkiego trzeba pilnować i nadzorować.

Czystość danych oraz sposób ich interpretacji

W przypadku, gdy firma boryka się ze zbyt dużą ilością danych, które są zbierane i w mniejszym lub większym stopniu analizowane, warto dokładnie przyjrzeć się temu, co zostaje zapisane w raportach oraz jak interpretują to pracownicy. Czy wszyscy robią to w określony sposób? Przeprowadź krótki test wśród osób zaangażowanych w sprzedaż oraz działania okołosprzedażowe, serwisowe oraz pokrewne i sprawdź, czy wszyscy rozumieją i interpretują dane w identyczny sposób . Nierozróżnianie narzutu i marży lub sfomułowanie „przeprowadzone spotkanie” to klasyki pomyłek, które mogą być różnie interpretowane. Subiektywne określenia warto przeanalizować także w obliczu aktualnych zmian na rynku. Czy w obliczu lockdownu i minimalizacji kontaktów osobistych handlowiec do tej pory pracujący w terenie może dłuższą rozmowę z klientem przez telefon lub za pośrednictwem np. Zooma lub ClickMeeting odnotować jako spotkanie? Czy realizowane – z powodu obiekcji klienta – bez użycia kamery „spotkania” efektywnie obrazują czas pracy handlowca oraz przyczyniają się do wyniku sprzedażowego? Czy „odbyte spotkanie” to także 5-minutowa rozmowa z właścicielem, który przyjął handlowca bez wcześniejszego umówienia się i poinformował, że aktualnie nie chce mieć żadnych kontaktów osobistych?

Proces analizy danych warto rozpocząć od stworzenia tzn. słownika, czyli spisu pojęć, którymi będziemy się posługiwać w firmie i doprecyzowania informacji oraz ich cyklicznych aktualizacji.

  • Jak definiujemy terminy, którymi się posługujemy: odbyte spotkanie, rodzaje klientów oraz ich statusy?
  • Jak zaokrąglamy lub matematycznie upraszczamy wyniki? Bo o ile liczba spotkań musi być liczbą naturalną, to w przypadku wolumenu, marży czy innych parametrów nie jest to już takie oczywiste.
  • Jak dużą „niefrasobliwością” handlowców obarczone są informacje wpisywane przez nich do CRM-u lub innego narzędzia raportowego? Kiedy i w jakich okolicznościach je uzupełniają? Znam firmę, w której CRM jest uzupełniany w poniedziałki, bo to „dzień biurowy” i wówczas wpisy sprawdza kierownik. Tylko jak dokładne dane pojawią się w raporcie przy założeniu uzupełnienia go po kilku dniach, już z pamięci?

Warto także podkreślić fakt, że pracownicy działu sprzedaży często uznają czas przeznaczony na uzupełnianie danych za zmarnowany. Tylko duża świadomość managementu, który ma uwagę i czas, aby wyjaśniać sens tego działania, a potem konsekwentnie wymagać i sprawdzać poprawność wpisów, może prowadzić do rzetelnie uzupełnianych i jednoznacznych danych zawartych w raportach. Dorośli, aby zaangażowali się w czynność, która w prosty sposób nie przekłada się np. na ich wynagrodzenie, powinni znać powody, a także korzyści) wynikające z wypełniania zadań.

Warto odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

  • Jakie dane są zbierane?
  • Jak członkowie zespołu sprzedaży rozumieją wpisywane dane?
  • Jak członkowie zespołu rozumieją powody zbierania danych?
  • Czy menedżerowie oraz zarząd widzą i rozumieją uzyskiwane informacje w identyczny sposób?
  • Czy istnieją jednoznaczne definicje stosowanych w sprzedaży pojęć? Czy każdy pracownik miał okazję się z nią zapoznać?

Pozostałe 67% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Zobacz również

Przekonaj zespół do modelu abonamentowego

Przekonaj zespół do modelu abonamentowego
  • Dlaczego warto zarabiać na modelu abonamentowym?
  • Jak wprowadzić taki model w swojej firmie?
  • Jakie są najczęstsze obawy handlowców związane ze sprzedażą w modelu subskrypcyjnym?
Czytaj więcej

Do czego przydadzą się szefowi sprzedaży metody zarządzania projektem (cz. 1. Waterfall)

Do czego przydadzą się szefowi sprzedaży metody zarządzania projektem (cz. 1. Waterfall)
  • Czym w istocie jest zarządzanie projektem?
  • Kiedy uporządkowane projektowe podejście staje się niezbędne w zespole sprzedawców?
  • Jakie narzędzia zarządzania projektem mogą być na co dzień przydatne w dziale sprzedaży?
  • W jaki sposób kończyć spotkanie, aby ustalenia były motywujące i łatwe do monitorowania?
Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama