• Co i jak raportować swojemu przełożonemu?
  • Jaki powinien być dobrze sporządzony raport?
  • Czego należy unikać przy jego tworzeniu?
7 zasad tworzenia przejrzystego raportu dla przełożonych

Raportowanie to krwioobieg działu sprzedaży. To strumień informacji, od którego często zależy zarówno bieżąca polityka firmy, jak i przyszła strategia. Dobrze poinformowany decydent ma szansę podjąć dobre decyzje, a źle taką szansę traci. W artykule postaram się pokazać, jak i co raportować.

Analizując tematykę związaną z raportowaniem przełożonemu przypomniałem sobie anegdotę przypisywaną carowi Piotrowi I, który podwładnego opisał następująco: „Podwładny powinien przed obliczem przełożonego mieć wygląd lichy i durnowaty, tak, by swoim pojmowaniem sprawy nie peszyć przełożonego”. Na szczęście żyjemy w innych czasach niż imperator, zatem podwładny powinien dogłębnie znać temat, który referuje, a już na pewno nie powinien wyglądać durnowato. Powinien również wiedzieć, co i jak raportować. Najczęściej raporty, których używa się w firmach, są zestandaryzowane, co ułatwia ich wypełnianie. Są jednak sytuacje, w których podwładny musi sporządzić indywidualny raport, zupełnie inny od codziennych. Wtedy przyda się swoista instrukcja obsługi, jak taki dokument sporządzić i na co zwrócić szczególną uwagę.

[1] Przejrzysta forma

Na początek coś wydawałoby się prostego – raport musi być przejrzysty i czytelny. Można sformułować taką zasadę, że im mniej formy, tym więcej treści i odwrotnie. Jeśli jest mało danych lub raportowane wyniki nie są zadowalające, to pojawiają się dodatkowe tabele, wykresy i prezentacje. Często wykorzystuje się przy tym dużo przyciągających uwagę kolorów. W efekcie dosyć trudno skupić się na treści. Jeśli jest to zamierzone działanie, odbiorca raportu bardzo szybko się zorientuje i odeśle go autorowi do poprawy.

Ważny jest też język, którym się pisze. Sformułowania powinny być jasne, precyzyjne i pozbawione ozdobników. Treść należy tak sformułować, aby czytający łatwo mógł znaleźć te informacje, które są mu potrzebne. Niedopuszczalne są zbędne dygresje i odchodzenie od meritum zagadnienia. Raport ma pokazać, jak zostało wykonane zadanie i jakie z tego płyną wnioski.

Nie tylko prawidłowy stosunek formy do treści jest ważny, lecz także techniczne aspekty, takie jak ujednolicony typ i wielkość czcionki, akapity, numeracja stron i rozdziałów. To wszystko sprawia, że tekst jest wizualnie spójny i nie nastręcza trudności w odbiorze.

[2] Logiczna konstrukcja

Jeśli pamiętamy ze szkoły, jak powinno być zbudowane opowiadanie, to z konstrukcją raportu też sobie poradzimy. Dla przypomnienia: opowiadanie to wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Z raportem jest podobnie. Na początku powinniśmy zawrzeć opis, czego raport dotyczy, potem dane i wskaźniki, a następnie wnioski i sposoby realizacji. Wszystkie części powinny być wizualnie wyróżnione (akapit, numer, pogrubienie), natomiast treść danej części powinna wypływać z poprzedniej. Bardzo ważne są wnioski. Powinny być racjonalne, mieć potwierdzenie w wynikach i stanowić podstawę do określonych działań. Raport należy zakończyć propozycją dwóch–trzech rozwiązań oraz rekomendacją najlepszego z nich.

Co najważniejsze, raport powinien być tworzony od ogółu do szczegółu, nie na odwrót. Dzięki temu najlepiej pokażemy problem, jego analizę i sposób rozwiązania. Taka forma jest również przejrzysta w odbiorze dla czytającego. Co więcej, pokazuje znajomość rzeczy, dokładność pracy i przywiązanie do precyzyjnego opisu zarówno stanu faktycznego, jak i proponowanego rozwiązania.

Pozostałe 72% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz też zobaczyć ten artykuł i wiele innych w naszym portalu Sprzedaz 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Ulubione Drukuj

Zobacz również

Jak skutecznie ewaluować strategię sprzedażową firmy

Jak skutecznie ewaluować strategię sprzedażową firmy
  • Jak rozpoznać, że już pora na zmianę obranej przez firmę strategii sprzedażowej?
  • Od czego zacząć zmiany?
  • Dlaczego niektórzy menedżerowie nie chcą zmieniać strategii sprzedażowej?
Czytaj więcej

Dlaczego twoi handlowcy tracą sprzedaż?

Dlaczego twoi handlowcy tracą sprzedaż?
  • Dlaczego handlowiec powinien za wszelką cenę unikać utraty kontroli nad procesem sprzedaży?
  • Dlaczego szef sprzedaży nie może odkładać analizy zachowania handlowców w konkretnych sytuacjach w nieskończoność?
  • W którym momencie handlowcy często zatrzymują proces sprzedaży, mimo że mógłby on jeszcze potrwać?
Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama